Besluit van 21 maart 2018

De provincieraad van Limburg,

Gelet op volgende doelstelling, actieplan en actie van het provinciale beleid 2014-2019:

• beleidsdoelstelling 2018140005 “Overig beleid”
• actieplan 2018140083 “Limburgs erfgoed profileren als een bron van authenticiteit, gemeenschapsvorming, verbondenheid, samenwerking en continuïteit in de samenleving om een duurzame maatschappelijke ontwikkeling van Limburg te onderbouwen en om de identiteit van Limburg te kenmerken als een permanente aantrekkingspool voor de wereld”
• actie 2018140110 “Uitdragen van een streekgerichte integrale en geïntegreerde aanpak inzake erfgoed”
• actie 2018140112 “Opzetten en verder uitbouwen van een erfgoedconsulentschap en ondersteuning voor erfgoedactoren en lokale besturen”

Gelet op de bestuursovereenkomst tussen de Vlaamse Regering en de provincie Limburg van 21 mei 2013

Overwegende dat de provincie Limburg een sensibiliserende en ondersteunende werking uitbouwt rond Limburgs onroerend erfgoed

Overwegende dat deze werking een subsidiereglement vereist voor de ondersteuning van lokale projecten onroerend erfgoed

Overwegende dat het om bovenvermelde redenen aangewezen is om over te gaan tot de vaststelling van een subsidiereglement

Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige subsidies

Gelet op het besluit van de provincieraad van 24 oktober 2012 betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van subsidies en de normen voor reservevorming

Gelet op het besluit van de provincieraad van 20 maart 1996 betreffende de herkenbaarheid van het provinciebestuur in provinciale subsidiereglementen

Gelet op de budgetsleutel 664020/2/0720/3ER1104o “Investeringssubsidies aan verenigingen, instellingen en openbare besturen/Monumentenzorg/Masterplannen erfgoed” en de budgetsleutel 649020/2/0729/3ER1005o “Werkingssubsidies aan verenigingen, instellingen en openbare besturen/Overig beleid inzake het erfgoed/Erfgoedconsulentschap” van het provinciebudget en meerjarenplan

Gelet op artikel 42 van het provinciedecreet

Besluit

I Voorwerp van het subsidiereglement

Artikel 1: doel en doelgroep

Binnen de perken van het jaarlijks vastgestelde budget kan de deputatie een subsidie verlenen aan (inter)lokale publiekrechtelijke instanties, privaatrechtelijke instanties zonder winstoogmerk en feitelijke verenigingen voor projecten met betrekking tot de zorg en het bewaren, het onderzoek en de ontsluiting van onroerend erfgoed in de provincie Limburg.

Artikel 2: verklaring termen of begrippen

• Feitelijke vereniging: vereniging van twee of meer personen die zich verenigen om een gemeenschappelijk doel te verwezenlijken. Een feitelijke vereniging beschikt niet over rechtspersoonlijkheid.
• Partnerovereenkomst: een overeenkomst tussen de aanvrager en de partner in het project die beschikt over het eigendom, het zakelijk recht of een huurovereenkomst, gebruiksovereenkomst of concessieovereenkomst op de locatie/infrastructuur uit het project waarin minstens afspraken over de  werken op de locatie/infrastructuur uit het project opgenomen worden.
• Onroerend erfgoed: alle goederen, gehelen of natuurlijk erfgoed (waaronder bouwkundig erfgoed, landschappelijk erfgoed, beplanting met erfgoedwaarde, archeologisch erfgoed, varend erfgoed) die als erfgoed beschouwd worden door hun opname in de wetenschappelijke en vastgestelde inventarissen van het Agentschap Onroerend Erfgoed of als erfgoedwaardig worden beschouwd door de Limburgse Commissie Onroerend Erfgoedprojecten. Deze goederen, gehelen of natuurlijk erfgoed kunnen zowel beschermd als niet-beschermd zijn.
• Cultuurgoederen: goederen die van bij hun productie bestemd waren om in een onroerend erfgoed te berusten of die door hun lange bewaargeschiedenis verbonden zijn geraakt met de geschiedenis van een onroerend erfgoed.
• Zorg: het zorgdragen voor onroerend erfgoed of cultuurgoederen verbonden aan onroerend erfgoed of archeologisch materiaal.
• Bewaren: het bewaren van cultuurgoederen verbonden aan onroerend erfgoed of archeologisch materiaal.
• Onderzoek: het onderzoek naar onroerend erfgoed of cultuurgoederen verbonden aan onroerend erfgoed of archeologisch materiaal.
• Ontsluiten: het tijdelijk of langdurig publiek kenbaar maken van onroerend erfgoed of cultuurgoederen verbonden aan onroerend erfgoed of archeologisch materiaal.
• Limburgse Commissie Onroerend Erfgoedprojecten: commissie samengesteld door de deputatie die tot doel heeft de deputatie te adviseren over de toekenning van project- en/of investeringssubsidies voor onroerend erfgoedprojecten.
• PCCE: Provinciaal Centrum voor Cultureel Erfgoed.

II Voorwaarden voor subsidietoekenning

Artikel 3: voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen

Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet de aanvrager aan de volgende voorwaarden voldoen:

• een (inter)lokale publiekrechtelijke rechtspersoon of privaatrechtelijke rechtspersoon zonder winstoogmerk of een feitelijke vereniging zijn
• ingeval van een investeringsproject: opdrachtgever zijn of een partnerovereenkomst hebben met de opdrachtgever van het investeringsproject dat wordt uitgevoerd op een locatie/infrastructuur waarvan hij zelf of de partner eigenaar of houder van een zakelijk recht (vruchtgebruik, erfpacht, opstal, …) is of waarvoor de partner een huurovereenkomst, gebruiksovereenkomst of concessieovereenkomst heeft
• voldoen aan alle verplichtingen die voortvloeien uit eerdere toekenningen van gelijkaardige of andere subsidies van de provincie Limburg.

Artikel 4: voorwaarden waaraan het (investerings)project inhoudelijk moet voldoen

Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet het (investerings)project inhoudelijk aan de volgende voorwaarden voldoen:

• het project moet betrekking hebben op de zorg, het bewaren, het onderzoek of de ontsluiting van het onroerend erfgoed in de provincie Limburg.

Specifiek criterium voor acties en projecten die ingaan op zorg:

• gespecialiseerde conservering of restauratie gebeurt door of onder leiding van een gediplomeerd conservator, restaurator, architect, archeoloog, aannemer of gelijkaardig en niet door een provinciale dienst of provinciale instelling.

Artikel 5: voorwaarden waaraan het investeringsproject financieel moet voldoen

Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet het (investerings)project financieel aan de volgende voorwaarden voldoen:

• het project mag nooit voor meer dan 100 % gefinancierd worden.

III Indiening van de subsidieaanvraag

Artikel 6: de termijn, wijze en het adres van de indiening van de aanvraag

De aanvraag tot het verkrijgen van een subsidie kan op de volgende wijze gebeuren:

• per post
• afgeven tegen ontvangstbewijs
• elektronisch.

Elektronische indiening geniet de voorkeur. Bijlagen die bij de aanvraag behoren en die niet elektronisch worden ingediend, mogen eveneens per fax worden ingediend.

Meteen na het indienen wordt de ontvangst van de aanvraag bevestigd en worden het verdere verloop en eventuele bijkomende instructies meegedeeld aan de aanvrager.

De aanvraag tot het verkrijgen van een subsidie moet uiterlijk 1 april of uiterlijk 1 oktober van het lopende jaar ingediend worden.

De uitvoering van het project mag op het tijdstip van de indiening van de subsidieaanvraag nog niet voltooid zijn.

De aanvraag moet ingediend worden op volgend adres:
Provinciaal Centrum voor Cultureel Erfgoed
provincie Limburg
Universiteitslaan 1, B-3500 HASSELT
Tel. 011 23 75 75
E-mail pcce@limburg.be

Artikel 7: documenten in te dienen bij de aanvraag

Voor iedere aanvraag moeten de volgende documenten in 1 exemplaar ingediend worden:

• een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier met daarin een begroting van ontvangsten en uitgaven van het project
• de statuten van de aanvrager (indien van toepassing en enkel bij de eerste subsidieaanvraag)
• een verklaring of de btw al dan niet recupereerbaar is; voor projecten waarbij de aanvrager de btw kan recupereren, moeten de in de begroting vermelde uitgaven gesplitst worden in exclusief en inclusief btw.

Bijkomend indien een project werken bevat aan een onroerend goed:

• in voorkomend geval een kopie van de partnerovereenkomst tussen aanvrager en de eigenaar of zakelijk rechthouder op de locatie/infrastructuur
• een kopie ter bewijs van het eigendom
• in geval er een huurovereenkomst, gebruiksovereenkomst of concessieovereenkomst is op de locatie/infrastructuur uit het project: een kopie van vermelde overeenkomst en het schriftelijk akkoord van de eigenaar van de locatie/infrastructuur met het investeringsproject
• in geval er een zakelijk recht is op de locatie/infrastructuur uit het project: een kopie van de akte en indien de bepalingen van de akte voorzien in een toestemming van de eigenaar: het schriftelijk akkoord van de eigenaar van de locatie/infrastructuur met het investeringsproject
• een kopie van het ontwerpdossier (schetsen, bestek, plannen).

Bij een elektronische aanvraag geldt het mailbericht als ondertekening.
Het aanvraagformulier kan op het adres vermeld in bovenvermeld artikel opgevraagd worden of kan van de bovenvermelde website worden gehaald.

IV Toetsing van de subsidieaanvraag

Artikel 8: toetsing op tijdigheid

Aanvragen die worden ingediend na 1 april en vóór 1 oktober van het lopende jaar worden pas behandeld vanaf 1 oktober van dat jaar.
Aanvragen die worden ingediend na 1 oktober van het lopende jaar komen in dat jaar niet meer in aanmerking voor een subsidie in het kader van dit reglement.
De aanvrager zal, in voorkomend geval, ook worden gevraagd of hij zijn aanvraag wenst te handhaven voor de eerste beoordelingsronde van het volgende budgetjaar. De aanvraag wordt dan opnieuw in zijn geheel getoetst.
De postdatum of bij onleesbaarheid de datum van ontvangst bij het bestuur geldt als datum voor de toetsing.

De aanvrager zal hiervan schriftelijk op de hoogte worden gebracht.

Artikel 9: toetsing op volledigheid

De aanvraag wordt onderzocht op volledigheid.

De aanvrager die een onvolledige aanvraag indient, krijgt schriftelijk de vraag om de ontbrekende documenten alsnog in te dienen binnen de meegedeelde termijn. Een aanvraag die niet vervolledigd wordt binnen deze termijn komt in de respectievelijke beoordelingsronde niet meer in aanmerking voor een subsidie in het kader van dit reglement.

De aanvrager zal hiervan schriftelijk op de hoogte worden gebracht.

Artikel 10: toetsing aan de voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen en aan de voorwaarden waaraan het (investerings)project inhoudelijk en financieel moet voldoen

De aanvraag wordt getoetst aan de voorwaarden vermeld in het reglement en wordt vóór de beslissing over het al of niet toekennen van de subsidie voor advies voorgelegd aan de door de deputatie samengestelde Commissie Onroerend Erfgoedprojecten.

Deze commissie adviseert over het al dan niet toekennen van een subsidie, de eventuele rangschikking van de aanvragen en de grootte van de subsidie.
Bij de beoordeling van de aanvragen door bovenvermelde commissie zullen de volgende criteria worden gehanteerd:

• de mate waarin de doelstelling(en) en verwachte resultaten afgestemd zijn op de uitwerking van het project
• welke doelgroep(en) het project heeft
• de mate waarin de realisatiewijze (timing, voorbereiding, uitvoering, samenwerking, communicatie …) onderbouwd is
• de financiële en praktische haalbaarheid
• de bovenlokale uitstraling van het project
• de mate van beantwoording aan provinciale beleidsdoelstellingen voor erfgoed
• het duurzame karakter.

Artikel 11: toetsing op krediet

Indien de kredieten die in het budget voor dit reglement zijn ingeschreven, uitgeput zijn, komt de aanvraag voor het lopende budgetjaar niet meer in aanmerking voor toekenning.

Ingeval van krediettekort zullen de aanvragen met de beste beoordeling op basis van de criteria vermeld in bovenvermeld artikel voorrang krijgen. De aanvrager van een lager gerangschikte, maar toch gunstige aanvraag, zal worden gevraagd of hij zijn aanvraag wenst te handhaven voor de eerste beoordelingsronde van het volgende budgetjaar. De aanvraag wordt dan opnieuw in zijn geheel getoetst. Het project mag op het moment van de uiterste indiendatum van de vermelde beoordelingsronde nog niet voltooid zijn.

De aanvrager zal hiervan schriftelijk op de hoogte worden gebracht.

Artikel 12: besluitvorming over de subsidieaanvraag

De deputatie beslist binnen een termijn van 3 maanden vanaf de uiterste indiendatum (1 april of 1 oktober) of, in voorkomend geval, binnen een termijn van 3 maanden vanaf de vervollediging van een subsidieaanvraag zoals vermeld in artikel 9 of de aanvraag al of niet in aanmerking komt voor een subsidie en bij een toekenning van de subsidie welk subsidiebedrag wordt toegekend.

De aanvrager zal schriftelijk in kennis gesteld worden van de beslissing.

V Berekening van het subsidiebedrag

Artikel 13: bepaling van het subsidiebedrag

Het subsidiebedrag bedraagt maximaal 60 % van de totale voor subsidiëring in aanmerking komende kosten.
Het toe te kennen subsidiebedrag wordt berekend op basis van de door de aanvrager ingediende begroting van ontvangsten en uitgaven zoals vermeld in bovenvermeld artikel 7. Het definitieve subsidiebedrag wordt na de indiening van de nodige documenten ter verantwoording van de aanwending van de toegekende subsidie berekend op basis van de werkelijke projectontvangsten en -uitgaven na de projectuitvoering en nadat aan de voorwaarden van de artikels 17 en 18 werd voldaan. Enkel uitgaven die gedetailleerd bewijsbaar zijn en die officieel boekhoudkundig ingeschreven zijn, worden aanvaard voor de bepaling van het definitieve subsidiebedrag.

De bepaling van de provinciale subsidie kan beperkt worden tot bepaalde uitgavenelementen. De deputatie zal per aanvraag de niet-subsidiabele uitgavenelementen vaststellen.
Cofinanciering door andere overheden is mogelijk. Cofinanciering door provinciale instellingen is niet mogelijk.

Volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor subsidiëring:

• recupereerbare btw-uitgaven
• reguliere werkingsuitgaven
• kosten voor eigen personeel
• in het geval het onroerend erfgoed wettelijk beschermd is: kosten die subsidieerbaar zijn door een premie van het Agentschap Onroerend Erfgoed.

In het geval dat in het kader van de uitvoering van het project overheidsopdrachten worden gegund, komen prijsherzieningen, eventuele verrekeningen, bijakten of bijwerken slechts in aanmerking voor subsidiëring tot het bedrag dat vastgesteld werd bij de toekenning van de subsidie door de deputatie.

Artikel 14: maximumsubsidiebedrag

Het subsidiebedrag bedraagt maximaal 25.000,00 euro per aanvraag.

Artikel 15: minimumsubsidiebedrag

Indien na toetsing en berekening het subsidiebedrag lager dan 500,00 euro is, zal de subsidie niet toegekend worden.

VI Betaling van het subsidiebedrag

Artikel 16: wijze van betaling

Indien het toegekende subsidiebedrag lager is dan 1 500,00 euro wordt het bedrag in 1 schijf betaald bij de toekenning.
Indien het toegekende subsidiebedrag gelijk of hoger is dan 1 500,00 euro wordt het toegekende subsidiebedrag in 2 schijven betaald:

• een eerste schijf van 50 % wordt betaald bij de toekenning
• het saldo wordt betaald nadat de voorwaarden tot betaling van het saldo vermeld in de artikels 17 en 18 zijn vervuld.
   

Artikel 17: voorwaarden tot betaling (van het saldo)

Indien het toegekende subsidiebedrag in zijn geheel bij de toekenning wordt betaald, moeten binnen een termijn van 4 maanden na afloop van het project de volgende documenten ingediend worden:

• een verslag van het project
• een bewijs van provinciale logovermelding.

Indien het toegekende subsidiebedrag in 2 schijven wordt betaald, moet uiterlijk 4 maanden na afloop van het project een aanvraag tot betaling van het saldo samen met de volgende documenten ingediend worden:

• een verslag van het project
• een gedetailleerde, gedateerde en ondertekende afrekening van ontvangsten en uitgaven waarbij de uitgaven worden gestaafd door verantwoordingsdocumenten (facturen, schuldvorderingen, kastickets …)
• bewijsstukken van provinciale ondersteuning.

Indien uit de ingestuurde afrekeningen blijkt dat de uiteindelijke kosten voor het project lager liggen dan de oorspronkelijke raming, wordt de subsidie verhoudingsgewijs aangepast zodat de definitieve provinciale subsidie nooit hoger kan liggen dan het in artikel 13 vermelde percentage.
Indien uit de ingestuurde afrekening blijkt dat de uiteindelijke kosten voor het project hoger liggen dan de oorspronkelijke raming, blijft de subsidie beperkt tot het bedrag dat vastgesteld werd bij de toekenning van de subsidie door de deputatie.

Een provinciale subsidie kan nooit aanleiding geven tot winst. In betreffend geval zal het saldo verminderd worden of zal het reeds toegekende subsidiebedrag geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden. 

Het saldo wordt zo spoedig mogelijk betaald na ontvangst van deze documenten op het adres vermeld in artikel 6, na controle en aanvaarding van deze documenten en na een afzonderlijke beslissing van de deputatie.

De aanvrager wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van deze beslissing.

VII Verplichtingen na de toekenning van een subsidie

Artikel 18: verplichtingen na de toekenning

Indien in het kader van dit reglement aan de aanvrager een subsidie wordt toegekend verbindt deze zich ertoe:

• de toegekende subsidie aan te wenden voor het doel waarvoor zij werd toegekend
• het project uit te voeren binnen vier jaar na de datum van de toekenning van de subsidie
• voor subsidies gelijk of hoger dan 24 789,35 euro: tijdens de looptijd van het project jaarlijks voor 31 augustus de goedgekeurde jaarrekening en balans van het afgelopen werkjaar aan de provincie Limburg toe te sturen
• steeds het logo van de provincie Limburg te vermelden bij de bekendmaking van het project
• indien van toepassing op het project:
  • de data van aan het project verbonden activiteiten tijdig door te geven aan het PCCE
  • een exemplaar van een aan het project verbonden publicatie te bezorgen aan het PCCE
  • de nodige vergunningen te verkrijgen
  • in de mate van het mogelijke het project toegankelijk te maken voor mensen met een beperking.

VIII Controle en sancties

Artikel 19: controle op de aanwending van de toegekende subsidie

De provincie heeft steeds het recht toezicht en controle uit te oefenen bij de begunstigde van de subsidie die hem in het kader van dit reglement werd toegekend. De begunstigde verbindt er zich toe de nodige inlichtingen te verstrekken en de controle van de provincie Limburg te aanvaarden.

Artikel 20: sancties

Indien de begunstigde één of meer verplichtingen voortvloeiend uit dit reglement niet nakomt, kan de provincie het reeds betaalde subsidiebedrag geheel of gedeeltelijk terugvorderen, of in voorkomend geval beslissen tot het niet-betalen of het gedeeltelijk niet-betalen van de toegekende subsidie. Verder kan voor een periode vastgesteld door de deputatie de begunstigde uitgesloten worden om in de toekomst in aanmerking te komen voor subsidies van de provincie Limburg.

IX Slotbepalingen

Artikel 21: inwerkingtreding en geldigheidsduur

Dit reglement treedt in werking vanaf 21 maart 2018.

Artikel 22: eerste oproep

De uiterlijke indiendatum voor de eerste beoordelingsronde van 2018 is 30 april 2018.

Artikel 23: interpretatiegeschillen en onvoorziene omstandigheden

Alle interpretatiegeschillen en onvoorziene omstandigheden betreffende de toepassing van dit reglement worden behandeld door de deputatie.

Hasselt d.d. 2018-03-21

De provinciegriffier,
Renata Camps

De voorzitter,
Gilbert Van Baelen